Wat je boekhouder elk kwartaal van je wil hebben

Vraag het aan tien boekhouders en je krijgt ongeveer dezelfde lijst. Het gaat niet om mooie overzichten. Het gaat om compleetheid en om cijfers die op elkaar aansluiten.

• Je omzet over de periode, uitgesplitst naar wat je hebt verkocht en naar de manier waarop er betaald is.
• Alle facturen die je zelf hebt verstuurd, doorlopend genummerd en zonder gaten in de reeks.
• De bonnen en facturen van je inkoop: kleuring, shampoo, handdoeken, de huur van je pand.
• Je bankafschriften over de hele periode, ook van een tweede rekening als je die aanhoudt.
• Wat er contant binnenkwam en wat je daarvan hebt afgestort.

Alleen het eerste punt is iets waar salonsoftware een rol in speelt. De rest komt van je bank, van je leveranciers en van jezelf. Dat verschil is belangrijk, want er zijn pakketten die klinken alsof ze je boekhouding doen terwijl ze dat eerste punt leveren en verder niets.

Je omzet vastleggen op het moment dat het gebeurt

De enige administratie die nooit achterloopt is de administratie die tijdens je werkdag ontstaat. Elke keer dat je iemand afrekent leg je vast wat er verkocht is en hoe er betaald is. Dan valt er ’s avonds niets meer te doen.

Dat werkt alleen als afrekenen sneller gaat dan het opschrijven zou kosten. Je rekent af vanuit de afspraak die al in je agenda staat, zet de producten die ze meeneemt op diezelfde bon en klaar. Een klant die met iDEAL betaalt door een code te scannen hoeft daar niet eens langer voor te blijven staan.

• Zie je aan het eind van de dag wat er binnen is gekomen, zonder het bij elkaar te moeten zoeken?
• Staat contant apart van digitaal, zodat je weet wat er in je kassa hoort te zitten?
• Kun je over een langere periode hetzelfde overzicht opvragen, bijvoorbeeld over een heel kwartaal?
• Blijft een afgerekende bon terug te vinden als een klant er later over belt?

Elke afrekening in doolioo levert een bon op en in de rapportage zie je wat er over een dag of over een heel kwartaal is omgezet. Daar rust je aangifte straks op.

Btw: waar je aangifte vandaan komt

De btw-aangifte doe je per kwartaal, of per maand als je dat zo hebt afgesproken. Je geeft door wat je hebt omgezet, welke btw daarbij hoort en welke btw je zelf betaald hebt op je inkopen. Het verschil maak je over of krijg je terug.

Voor een kapper zit het venijn in de uitsplitsing. Je knipt en je verft en je verkoopt ook producten van de plank. Op welke omzet welk tarief van toepassing is zoek je na bij de Belastingdienst of bij je boekhouder, want daar is de laatste jaren aan gesleuteld. Wat je wel zeker weet is dit: je kassa moet je omzet zo kunnen tonen dat die uitsplitsing te maken valt. Een systeem dat alleen één totaal per dag geeft laat die klus bij jou liggen.

1. Sluit je dag af in de kassa en kijk of het overzicht klopt met wat er in de la ligt.
2. Zet elke week een half uur in je agenda om inkoopbonnen te fotograferen en weg te zetten.
3. Loop aan het eind van de maand je bankafschrift na op posten die je niet herkent.
4. Haal na afloop van het kwartaal je omzetcijfers op en stuur ze door naar wie de aangifte doet.
5. Zet de datum van de aangifte in je agenda, met een herinnering een week ervoor.

Facturen: wanneer een bon niet genoeg is

Het grootste deel van je klanten krijgt een bon en daarmee is de zaak afgedaan. Er zijn een paar momenten waarop dat niet volstaat en je een echte factuur nodig hebt.

• Een bruidskapsel dat door een bedrijf of door een weddingplanner betaald wordt.
• Een fotoshoot, een modeshow of een filmset waarvoor je achteraf factureert.
• Een collega die bij jou inkoopt of die een dagdeel van je ruimte gebruikt.
• Een workshop of training die je bij een andere zaak komt geven.

Aan zo’n factuur hangen eisen: een doorlopend nummer, de datum, jouw gegevens met btw-nummer, die van je klant, een omschrijving en het btw-bedrag apart vermeld. Dat is precies het werk waar een boekhoudpakket voor bestaat. Doolioo is dat niet en doet ook niet alsof. Wel is er een koppeling met Moneybird, zodat het geen twee losse eilandjes hoeven te blijven.

Wat software niet voor je doet

Dit stuk hoor je in een verkooppraatje zelden en het scheelt je toch het meest. Een deel van je administratie kan geen enkel pakket van je overnemen, hoe duur het ook is.

• Je aangifte indienen. Dat blijft een handeling die jij zelf doet of die je uitbesteedt.
• Je inkoop bijhouden. Een kassa weet wat er binnenkomt, niet wat jij bij de groothandel hebt afgerekend.
• Beoordelen wat zakelijk is en wat privé. De helft van je telefoonabonnement is geen vraag die software beantwoordt.
• Je uren bijhouden voor aftrekposten waar een urencriterium aan hangt. Kijk de actuele voorwaarden na bij de Belastingdienst.
• Je pensioen en je arbeidsongeschiktheid regelen. Daar bestaat geen knop voor.

Verwacht van salonsoftware dus dat ze het eerste stuk waterdicht maakt: wat er binnenkomt, wanneer en waarvoor. De rest van de keten hoort ergens anders thuis. Dat is geen tekortkoming maar een verdeling die klopt.

Wat het je per jaar scheelt, in avonden

Reken het eens niet in euro’s maar in tijd. Stel dat het bijwerken van je omzet je per week een uur kost. Dan ben je er per jaar tweeënvijftig uur mee bezig. Dat is ruim zes werkdagen van acht uur.

Die uren verdwijnen niet helemaal, wel voor een groot deel. Wat overblijft is controleren in plaats van invoeren. Dat is een ander soort werk en het gaat een stuk sneller.

Proberen kan 14 dagen en je hoeft er geen rekeningnummer voor op te geven. Reken op ongeveer een uur om je behandelingen en je openingstijden klaar te zetten. Je start op https://www.doolioo.nl/aanmelden/. Solo is € 19 per maand, per maand opzegbaar, met 2 maanden gratis bij jaarbetaling.