Bezetting is een getal, geen gevoel

Vraag tien salonhouders hoe vol ze zitten en je krijgt tien keer het antwoord redelijk. Het getal erachter kennen de meesten niet, terwijl het in tien minuten uit te rekenen is.

Neem de verkoopbare uren van vorige week: de uren dat je open was en er iemand aan het werk was. Tel daarnaast op hoeveel uur er werkelijk aan behandelingen besteed is. Deel het tweede door het eerste en je hebt je bezetting.

1. Open van dinsdag tot en met zaterdag, acht uur per dag, in je eentje: veertig verkoopbare uren.
2. Geboekt en ook echt uitgevoerd: zesentwintig uur aan behandelingen.
3. Dat is vijfenzestig procent en de veertien uur die overblijven zijn je gaten.

Eén keer uitrekenen zegt weinig. Het wordt pas interessant als je het elke maand ziet staan, want dan merk je of een aanpassing in je planning ook echt iets doet. Een systeem dat dit bijhoudt scheelt je precies dat rekenwerk.

Waar je gaten vandaan komen

Veertien lege uren klinkt als één groot gat. In de praktijk zijn het vier verschillende soorten, met elk een eigen oplossing.

Die laatste is de stilste van de vier. Wie met een boek werkt schuift niet graag, dus je zegt al snel dat het pas om drie uur kan terwijl er om half twee ruimte was. Dat kost je elke week een paar uur zonder dat je het ooit terugziet.

De uren die binnenkomen terwijl jij niets doet

Een groot deel van de winst ontstaat op momenten waarop jij niet bereikbaar bent. Je klant bedenkt ’s avonds op de bank dat haar wimpers eraan toe zijn. Op dat moment kan ze boeken of het weer vergeten.

• Na sluitingstijd, het avonduur waarin je vroeger niets binnenkreeg.
• Op zondag, wanneer mensen hun week zitten te plannen.
• Terwijl jij in een behandeling zit en de telefoon toch niet zou opnemen.
• Op dagen dat je collega ziek is en er niemand bij de balie staat.

Tel eens een maand lang hoeveel boekingen er buiten openingstijd binnenkwamen. Dat is het aantal telefoontjes dat je vroeger misliep of dat op je voicemail belandde, waarvan een deel nooit terugbelde.

Wat het met je eigen tijd doet

Hier gaat het bijna nooit over en het is wel de reden waarom veel salonhouders uiteindelijk omgaan. Een agenda die van niemand anders is dan van jou betekent dat jij altijd aanstaat.

Houd een week bij hoeveel minuten je buiten openingstijd met je planning bezig bent. Tel het terugbellen mee, de appjes op zondagavond, het nabellen voor morgen en het rechtzetten van iets wat een collega verkeerd noteerde. Bij de meeste mensen komt daar twee tot vier uur per week uit.

• Zelf nabellen als geheugensteuntje voor je klant vervalt, want dat bericht gaat vanzelf de deur uit.
• Appjes over beschikbaarheid vervallen grotendeels, want mensen zien zelf wat vrij staat.
• Je hoeft je vrije dag niet meer te onderbreken om iets in te plannen.
• Ga je op vakantie, dan sluit je die periode af in plaats van je telefoon mee te nemen.
• Word je ziek, dan kan een ander je dag overzien zonder jou wakker te bellen.

Die laatste is voor veel mensen het omslagpunt. Zolang jij de enige bent die weet hoe morgen eruitziet ben je nooit echt vrij, ook niet op de dag dat je dicht bent.

De valkuil: altijd bereikbaar worden

Digitaal plannen kan je vrije tijd ook opeten. Elke boeking geeft een melding, je telefoon ligt naast je bed en om elf uur ’s avonds kijk je nog even of er iets binnenkwam. Dan heb je het nabellen ingeruild voor iets wat net zo hard aan je trekt.

• Stel een laatste boekbaar moment in, bijvoorbeeld tot twee uur voor de afspraak, zodat er niemand meer voor vanmiddag boekt terwijl jij al onderweg bent.
• Bepaal hoever vooruit er geboekt mag worden, zodat je maanden niet dichtlopen met behandelingen tegen je oude prijs.
• Zet meldingen uit na sluitingstijd en kijk op één vast moment per dag.
• Blokkeer je vrije dag en je vakantie in het systeem zelf en niet alleen in je hoofd.

Deze vier instellingen kosten je tien minuten en ze bepalen of digitaal plannen je tijd teruggeeft of hem alleen verplaatst.

Wat je na drie maanden ziet

Reken niet op verschil in de eerste weken, want die kosten juist tijd. Na een maand of drie is er genoeg gebeurd om iets waar te nemen.

• Je bezetting per maand en de richting waarin die zich beweegt.
• Het aandeel boekingen dat buiten openingstijd binnenkwam.
• Hoe vaak een afzegging alsnog opgevuld raakte.
• Hoe vaak iemand niet kwam opdagen, voor en na het invoeren van herinneringen.
• De minuten die je zelf na sluitingstijd nog aan planning besteedde.

Leg die vijf getallen naast wat je drie maanden eerder opschreef. Zonder zo’n nulmeting blijft het gevoel en valt er achteraf niets meer uit te zoeken.

Hoe dit bij doolioo zit

Wij vinden doolioo hier passen omdat de onderdelen die je bij deze twee vragen nodig hebt niet los verkocht worden. Plannen, online laten boeken, klantkaarten bijhouden, afrekenen, je voorraad tellen, herinneren via WhatsApp en een AI-assistent horen bij hetzelfde abonnement en staan op hetzelfde scherm.

Alles draait in de browser, dus je kijkt op de balie, op een tablet in de cabine en thuis op je laptop naar dezelfde agenda. Hoe het plannen werkt lees je op online agenda, het boeken door je klant staat uitgelegd op online boeken.

Alleen werken kost € 19 per maand. Zodra er personeel bij komt is het € 39 en met meerdere zaken € 89, tot tien vestigingen. Per maand opzegbaar en bij jaarbetaling zijn 2 maanden gratis. Proberen kan 14 dagen op https://www.doolioo.nl/aanmelden/ zonder dat je betaalgegevens achterlaat. Het klaarzetten van je behandelingen en je tijden kost ongeveer ongeveer een uur.

Waar wij niet over gaan: je boekhouding, een pinautomaat en het aanleveren van klanten. Wij zijn geen marktplaats, dus wie via jouw pagina boekt is en blijft klant van je salon.