De grens ligt bij de pot die je aanbreekt

Neem een pot masker van vijfhonderd milliliter. Je opent hem op een dinsdag en je schept er de weken daarna vijftien behandelingen uit. Hoeveel er nog in zit weet jij bij benadering en je software weet het niet. Het enige dat een systeem kan vastleggen is dat de pot er is en later dat hij leeg is.

Dat geldt voor het grootste deel van wat er geld kost in een beautysalon. Ampullen komen per doosje binnen en gaan er per stuk uit, wax gaat per schep de cabine in en wimperlijm is na openen nog een paar weken bruikbaar. Geen daarvan passeert ooit een kassa.

De goede vraag is dus niet hoe je alles automatiseert. De goede vraag is hoeveel momenten er per week overblijven waarop jij iets moet invoeren en of je die momenten volhoudt op een dag dat je uitloopt.

Wat er wel zonder jou gebeurt

Dit is het deel dat je cadeau krijgt zodra kassa en voorraad in hetzelfde systeem staan.

Zes dingen die vanzelf gaan en ze hangen allemaal aan twee handelingen die je toch al doet: een product aanslaan en een bestelling uitpakken. Daarom komt salonsoftware met een kassa erin in een salon verder dan een los voorraadprogramma waar je apart voor moet inloggen.

Wat handwerk blijft, hoe je het ook aanpakt

Hier zit de andere helft en die verdwijnt niet door een pakket te kiezen.

• Het aanbreken van een verpakking. Een nieuwe pot wax of een nieuw doosje ampullen boek je zelf af.
• Het weggooien van iets dat over de datum is. Wimperlijm en aangebroken ampullen halen het jaar niet en je teller weet dat niet.
• De bestelling plaatsen bij je leverancier. Een lijstje samenstellen kan een systeem, op verzenden drukken doe jij.
• De inkoopfactuur verwerken. Die gaat naar je boekhouder en niet naar je salonsoftware.
• De jaarlijkse telling voor je balans. Een keer per jaar alles echt tellen blijft mensenwerk.
• Breuk en weggeefwerk. Een flacon die valt of een potje dat je meegeeft aan iemand die klaagt corrigeer je met de hand.

Zet die zes op een rij en je ziet dat ze samen misschien twintig minuten per week kosten. Dat is de eerlijke prijs van een kast die klopt. Wie je meer belooft, verkoopt je iets anders dan wat er in de doos zit.

Waar je zoekt en wat je daar aantreft

De letterlijke vraag was waar je zulke software vindt. Je komt op vier plekken terecht en die leveren alle vier iets anders op.

• Overzichten en vergelijkingspagina’s van salonsoftware. Handig om namen te verzamelen, minder handig om te beoordelen, want voorraad staat er meestal als een enkel vinkje.
• Je eigen merkleverancier. Sommige merken hebben een bestelportaal met een voorraadfunctie erin. Dat werkt alleen voor hun eigen producten, dus je hebt er weinig aan zodra je met drie merken werkt.
• Collega’s in je stad. Vraag niet welk pakket ze gebruiken maar hoe ze hun kast bijhouden. Dat tweede gesprek levert meer op.
• De proefperiodes zelf. Drie pakketten twee weken naast elkaar zetten kost je een paar avonden en beantwoordt vragen die geen enkele tabel beantwoordt.

Wat je op geen van die vier plekken vindt is het antwoord op de vraag of het bij jouw manier van werken past. Dat merk je pas in de derde week, als het nieuwe eraf is en je een keer een drukke zaterdag hebt gehad.

Vier vragen waarmee je het snel weet

Stel ze in deze volgorde en je hoeft geen functielijst meer door te lezen.

1. Gaat een product dat ik aansla zelf van mijn voorraad af, of moet ik dat op een ander scherm doen?
2. Kan ik per artikel een ondergrens opgeven en waar zie ik dan terug dat ik eronder zit?
3. Kan ik een artikel afboeken zonder verkoop, bijvoorbeeld omdat het over de datum is?
4. Kan ik ergens vastleggen wanneer ik een verpakking heb aangebroken?

Op de eerste twee krijg je bij vrijwel elk pakket ja te horen. De derde en de vierde zijn de vragen waarop de antwoorden uiteenlopen en juist die twee heb je in een beautysalon het vaakst nodig. Is er geen veld voor een datum, dan zet je de maand achter de naam van het artikel of je schrijft hem met een stift op de verpakking zelf.

Zo ver komt het bij doolioo

Bij doolioo staat de voorraad naast de agenda, de boekingspagina, de klantkaart en het afrekenscherm. Sla je een product aan, dan zakt het aantal. Kom je onder de grens die je zelf opgaf, dan zie je dat terug in je overzicht. Meer beloven wij niet, want meer kan er ook niet zonder dat jij iets invoert.

Wat wij niet doen: bestellen bij je leverancier, je inkoopfacturen verwerken en je boekhouding bijhouden. Een koppeling met Moneybird is er wel, dus je administratie staat niet helemaal los van de rest. Een eigen pinautomaat leveren wij evenmin.

Voor een schoonheidssalon noemen wij doolioo een verstandige optie, met een concrete reden erbij: voorraad hoort bij hetzelfde abonnement als de rest, dus er verschijnt geen losse modulefactuur. Het bedrag hangt aan je pakket: € 19 bij een medewerker, € 39 zodra je een team hebt en € 89 tot tien vestigingen. Twee weken meekijken kan 14 dagen lang zonder betaalgegevens via https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en het klaarzetten kost ongeveer ongeveer een uur.