Doolioo kennisbank · Kapsalon software
Betaalbare online afsprakensystemen voor kappers
Betaalbaar is geen prijskaartje maar een som. Twee systemen met hetzelfde maandbedrag kunnen aan het eind van het jaar honderden euro’s uit elkaar lopen, omdat het ene per bericht rekent en het andere een deel van je boekingen inhoudt. Op deze pagina reken je twee dingen uit: wat zo’n systeem je per afspraak kost en bij hoeveel boekingen het zichzelf terugbetaalt. Je hebt er alleen de cijfers van vorige maand voor nodig.
In het kort
Of een online afsprakensysteem betaalbaar is bereken je in twee stappen. Tel eerst alles bij elkaar op wat je in een jaar kwijt bent: het abonnement, eventuele kosten per medewerker, kosten per bericht, een percentage of bedrag per boeking en de kosten van je betaaldienst. Deel dat bedrag door je aantal afspraken over datzelfde jaar en je hebt je prijs per afspraak. Zet daar tegenover wat het oplevert: boekingen die buiten openingstijd binnenkomen, afspraken die dankzij een herinnering wel doorgaan en de tijd die je niet aan de telefoon staat. Voor de meeste kapsalons ligt het omslagpunt bij één tot twee extra afspraken per maand. Bij doolioo staat het bedrag vast per pakket, van € 19 tot € 89 per maand, zonder commissie per boeking en zonder kosten per nieuwe klant.
- Totale kosten
- Kapsalon software
- Nederlandse markt
Prijsvergelijker salonsoftware
Wat kost salonsoftware jou echt?
Vul je aantal medewerkers, vestigingen, afspraken en berichten in. Je ziet meteen het maandbedrag bij 11 Nederlandse aanbieders, inclusief de posten die zelden in een vanafprijs staan.
Uitgaande bevestigingen, herinneringen en antwoorden van de AI-assistent. Beweegt mee met je aantal afspraken totdat je zelf een getal invult.
Een maandbedrag zegt bijna niets zolang je niet weet wat er nog bij komt. Twee aanbieders die een vergelijkbaar bedrag per maand vragen kunnen over een heel jaar heel verschillend uitpakken, afhankelijk van hoeveel afspraken je doet en hoeveel berichten je stuurt.
Reken daarom niet in maandbedragen maar in twee andere getallen: wat kost het mij per afspraak en vanaf wanneer heb ik het eruit. Die twee zet je met de cijfers van vorige maand in een kwartier op papier.
Alle posten voordat je gaat delen
Begin met een volledige lijst. De helft van de verrassingen komt niet uit het abonnement maar uit de regels eronder.
| Post | Hoe hij gerekend wordt | Waar je op let |
|---|---|---|
| Abonnement | Vast per maand of per jaar | Geldt het bedrag per medewerker of voor de hele zaak |
| Extra medewerkers | Per persoon per maand | Telt een oproepkracht van één dag ook mee |
| Vestigingen | Per adres | Speelt pas als je een tweede zaak opent |
| Berichten | Per sms of per WhatsApp | Reken met twee berichten per afspraak |
| Boekingen | Percentage of vast bedrag per stuk | Groeit mee met je drukte |
| Nieuwe klanten | Bedrag per nieuw gezicht | Komt vooral bij platforms voor |
| Betaalkosten | Per geslaagde transactie | Staat los van je software |
| Opstarten | Eenmalig | Soms voor het overzetten van je bestand |
Zet achter elke post een bedrag en schrijf er een nul neer als hij niet van toepassing is. Een lege regel is niet hetzelfde als een nul en je wilt later kunnen zien dat je eraan gedacht hebt.
De som per afspraak
Pak het aantal afspraken van een gewone maand. Niet je drukste maand en niet de week voor de kerst, maar iets wat op de rest lijkt. Deel daar je maandelijkse kosten door.
Twee dingen vallen dan op. Het bedrag per afspraak is kleiner dan mensen verwachten en het daalt hard zodra je meer doet.
| Situatie | Afspraken per maand | Kosten per maand | Per afspraak |
|---|---|---|---|
| Alleen werkend, vier dagen | 95 | € 19 | ongeveer 20 cent |
| Alleen werkend, zes dagen | 150 | € 19 | ongeveer 13 cent |
| Twee stoelen, vijf dagen | 260 | € 39 | ongeveer 15 cent |
| Vier stoelen, zes dagen | 520 | € 39 | ongeveer 8 cent |
Leg daar een bon naast. Een gemiddelde bon in een kapsalon zit ergens tussen de dertig en de vijftig euro. Kost een systeem je acht tot twintig cent per afspraak, dan gaat het om minder dan een halve procent van wat er over de toonbank gaat. Dat is het getal waarmee je de vergelijking voert, niet het maandbedrag.
Het omslagpunt
Kosten per afspraak zeggen nog niets over of het de moeite waard is. Daarvoor moet je weten wat er tegenover staat. Dat komt uit drie hoeken en die kun je alle drie schatten.
- Boekingen buiten je openingstijd. Vraag jezelf af hoeveel van de afspraken die ’s avonds of in het weekend binnenkomen je anders was misgelopen. Niet allemaal, want een deel had de volgende dag gewoon gebeld.
- Afspraken die wel doorgaan. Een herinnering haalt een deel van je no-shows weg. Eén voorkomen kleuring per maand is al meer waard dan een heel jaar abonnement.
- Uren die je terugkrijgt. Vijf telefoontjes per dag van twee minuten is ruim drie uur per maand. Die uren staan nu niet in je agenda.
Reken het daarna aan de voorzichtige kant door. Ga uit van één extra afspraak per maand die je zonder online boeken niet had gehad en van één no-show minder per twee maanden. In de meeste salons is het systeem daarmee al betaald.
Wat een percentage doet zodra je groeit
Een vast maandbedrag en een bedrag per boeking voelen in het begin hetzelfde. Ze lopen uiteen op het moment dat het beter gaat.
Stel dat je van honderd naar tweehonderd afspraken per maand gaat. Bij een vast bedrag blijft je rekening gelijk en halveert je prijs per afspraak. Bij een percentage over je omzet verdubbelt je rekening precies op het moment dat je het drukker krijgt.
- Een vast bedrag is voorspelbaar en je weet in januari al wat december kost.
- Een percentage begint laag en het beloont je niet als je groeit.
- Kosten per medewerker zitten daartussen: die springen met een stap omhoog zodra je iemand aanneemt.
- Kosten per bericht zijn klein per stuk en tellen op bij twee berichten per afspraak.
Geen van deze modellen is verkeerd. Ze horen alleen bij een andere fase. Wie net begint en vijftien afspraken per maand doet is met een bedrag per boeking soms goedkoper uit. Wie een volle week draait vrijwel nooit.
Waar goedkoop duur wordt
Op drie plekken kost bezuinigen je meer dan het oplevert. Die drie zijn allemaal van tevoren te herkennen.
- Support in het Nederlands. Sta je op zaterdagochtend zonder agenda, dan wil je iemand spreken en geen formulier invullen.
- Je gegevens eruit kunnen halen. Kun je klanten en afspraken niet exporteren, dan zit je vast aan je keuze en dat is op termijn het duurste wat er is.
- Een systeem dat maar op één apparaat werkt. Draait het alleen op de computer bij de balie, dan loop je de hele dag heen en weer.
En let op iets wat geen geld kost en wel geld oplevert: een pagina die je klanten begrijpen. Software die een paar euro per maand scheelt en waarin niemand zijn boeking afmaakt is de duurste keuze op je lijst.
Je eigen rekenblad
Neem een vel papier en zet deze regels eronder. Vul ze in met de cijfers van vorige maand en doe dat voor elke kandidaat op je lijst, zodat je ze op één noemer krijgt.
| Regel | Jouw getal |
|---|---|
| Afspraken in een gewone maand | |
| Gemiddeld bedrag per bon | |
| Abonnement per maand | |
| Kosten per medewerker per maand | |
| Berichten per maand maal het tarief | |
| Percentage of bedrag per boeking | |
| Totaal per maand | |
| Kosten per afspraak | |
| Aantal extra afspraken dat dit dekt |
Die laatste regel is de belangrijkste. Deel je totaal per maand door wat er van een gemiddelde bon voor jou overblijft en dus niet door de bon zelf. Dan zie je in één getal hoeveel extra werk je moet binnenhalen voordat je quitte staat.
Wat doolioo kost
Bij doolioo staat het bedrag vast per pakket. Solo is € 19 per maand voor één medewerker, Salon € 39 voor een zaak met personeel en Studio € 89 voor maximaal tien vestigingen. In alle drie zitten agenda, online boeken, klantkaart, kassa, voorraad, WhatsApp-herinneringen en een AI-assistent.
Over een boeking wordt geen commissie ingehouden en een nieuwe klant kost je niets extra. Online betalingen gaan via het Mollie-account dat de salon zelf aanhoudt. De iDEAL-kosten van € 0,32 per geslaagde betaling per geslaagde betaling gaan daar rechtstreeks vanaf, peildatum 6 augustus 2026. Doolioo rekent daar niets bovenop.
Kies je voor jaarbetaling, dan krijg je 2 maanden voor niets. Opzeggen blijft maandelijks mogelijk. Je kunt 14 dagen meekijken zonder betaalgegevens en het opzetten vraagt ongeveer ongeveer een uur. De bedragen staan op prijzenpagina.
Kennisbank
Meer vragen over kapsalon software
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Software voor kapsalons.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Is gratis niet gewoon goedkoper?
Dat hangt af van waar de aanbieder zijn geld vandaan haalt. Gratis pakketten rekenen vaak per boeking of per bericht, of ze verdienen aan de klanten die via hun eigen site bij je terechtkomen. Zet die kosten om naar één maandbedrag, dan pas kun je vergelijken.
Telt een oproepkracht als medewerker?
Bij pakketten die per medewerker rekenen meestal wel, ook als iemand één dag per week staat. Vraag het na voordat je tekent, want met drie parttimers scheelt dat zomaar een prijsklasse. Bij een vast bedrag voor de hele zaak speelt het niet.
Hoe lang duurt het voordat ik het terugverdiend heb?
Reken op een maand of twee voordat de opbrengst begint te tellen, want eerst kost het inrichten je tijd. Daarna ligt het omslagpunt in de meeste salons bij één tot twee extra afspraken per maand. Prik een avond in je derde maand om het opnieuw door te rekenen.
Wat kost het als ik stop?
Bij een maandabonnement betaal je de lopende maand en daarna niets meer. Bij een jaarcontract kan de rest van het jaar doorlopen. Vraag ook wat er met je gegevens gebeurt en of je ze eruit kunt halen voordat je opzegt.