Eén leeg blok is een kwart van je dag

Reken je dag eens om in blokken in plaats van in uren. Vier behandelingen van vijfenzeventig tot honderd minuten en je bent van negen tot vijf bezig. Elke behandeling is dus tussen twintig en vijfentwintig procent van wat die dag opbrengt.

Wat het bij massage zwaarder maakt dan bij korte behandelingen is dat je een gat niet vult. Niemand besluit om elf uur dat hij om één uur negentig minuten op een tafel wil liggen. Dat is een aankoop waar mensen een week over doen, dus een blok dat vanmorgen leegviel blijft vandaag leeg.

• Ze is het vergeten. Bij een ritme van vier tot acht weken is dat geen onwil maar een afspraak die uit iemands hoofd verdween.
• Ze zegt af op de ochtend zelf, bijna altijd met een echte reden en altijd te laat om er nog iets mee te doen.
• Ze verzet naar later en komt daarna nergens meer terug, omdat niemand dat nieuwe moment heeft vastgelegd.
• Ze heeft nooit geboekt, want ze belde terwijl jij aan de tafel stond en er nam niemand op.

Loop je agenda van het afgelopen kwartaal terug en zet achter elk leeg blok welke van deze vier het was. In veel praktijken is de laatste de grootste en tegelijk de minst opgemerkte, want een blok dat nooit geboekt werd ziet er in je agenda precies zo uit als een rustige middag.

Wat een gat waard is hangt af van wanneer je het hoort

Niet elke afzegging is hetzelfde probleem. Hoe eerder je het weet, hoe meer je er nog aan kunt doen. Zet de momenten op een rij en je ziet meteen op welke functies je moet selecteren.

Vraag bij elke kandidaat tot hoe laat een klant zelf mag verzetten en of jij dat getal kunt veranderen. Sommige pakketten zetten er een vaste grens in die niet bij lange behandelingen past.

Zes uur per dag ben je niet te bereiken

Tel het eens op. Vier blokken met de telefoon uit, muziek aan en iemand onder je handen is zes uur waarin niemand jou te pakken krijgt. In geen enkel ander salonvak ben je zo lang achter elkaar weg.

Daarmee verandert wat je van een pakket vraagt. Het gaat niet om wat het kan terwijl jij ernaar kijkt maar om wat het doet in de anderhalf uur dat je er niet bij bent.

• De bevestiging gaat uit op het moment dat er geboekt wordt en niet als jij hem goedkeurt.
• Het blok verdwijnt van je pagina zodra iemand het neemt, ook als er twee mensen tegelijk zitten te kijken.
• Wie wil verzetten kan dat zelf, binnen de grens die jij hebt gezet.
• De herinnering voor morgen staat klaar zonder dat jij vanavond nog iets doet.
• Wat er veranderde blijft staan tot jij het ziet, in plaats van dat het als melding voorbijglijdt.

Die laatste regel weegt het zwaarst en staat op geen enkele functielijst. Als je de kamer uit komt wil je in één blik weten wat er in die negentig minuten gebeurde: wie er boekte, wie er afzegde en welk bericht niet is aangekomen. Moet je daarvoor drie schermen langs, dan doe je het na twee weken niet meer.

De nota die je klant zelf indient

Een deel van je klanten krijgt een behandeling vergoed uit een aanvullende verzekering. Dat loopt niet via jou maar via haar: zij stuurt de nota op en zij krijgt het bedrag terug. Rekeningen indienen bij een zorgverzekeraar doet software in deze hoek niet en doolioo dus ook niet.

Wat het wel van je vraagt is een bon waarop staat wat haar verzekeraar wil zien. Wat dat precies is hangt af van de verzekeraar en van je beroepsvereniging en je registratie, dus die lijst haal je daar en niet bij een softwarebedrijf.

• Zoek eerst uit welke gegevens er volgens jouw vereniging op zo’n nota horen. Dat is de eis waar je bon aan moet voldoen.
• Vraag daarna per pakket wat je op een bon kwijt kunt en wat je erbij blijft typen.
• Reken erop dat een deel handwerk blijft. Drie regels zelf bijschrijven is te doen, mits je het vooraf weet.

Bij cadeaubonnen ligt het anders. Ze zijn in een massagepraktijk een flink deel van je omzet en in doolioo verkoop je ze digitaal op je eigen boekingspagina: je klant rekent af op jouw eigen Mollie-account, de bon komt vanzelf in haar mailbox en wij houden er niets van in. Vraag bij andere aanbieders wel door op het uitgeven, het inwisselen en wat er in je kassa van terugkomt.

De collega die jouw kamer twee dagen huurt

Zo groeit een massagepraktijk meestal: niet met personeel maar met iemand die zelfstandig werkt en jouw ruimte gebruikt op je eigen vrije dagen. Vanaf dat moment is de kamer de schaarse plek en niet jullie handen.

• Kan ieder met een eigen inlog werken, zodat je kunt zien wie wat heeft gewijzigd?
• Kun je per persoon bepalen wie welke klantkaarten opent? Haar klanten zijn haar klanten.
• Loopt jullie planning in dezelfde agenda, zodat er nooit twee mensen tegelijk in die ene kamer staan?
• Wat gebeurt er met haar afspraken en haar aantekeningen als ze na een jaar ergens anders begint?

Regel die laatste vraag aan het begin en niet als het zover is. Met twee zelfstandigen in één behandelruimte is een afspraak op papier over wie welke gegevens meeneemt geen overdreven voorzichtigheid.

Waar doolioo bij vier blokken per dag staat

Voor ons is doolioo bij zo’n praktijk om één reden een serieuze kandidaat: je boekingspagina, je agenda en je klantkaart zijn hetzelfde bestand, dus een blok dat vrijvalt is op datzelfde moment weer te boeken zonder dat jij iets overzet. In hetzelfde abonnement zitten verder het afrekenen, je voorraad, de berichten die over WhatsApp lopen en een assistent die vragen van klanten oppakt terwijl jij in de kamer staat. Niet inbegrepen zijn declaraties bij een verzekeraar, een eigen pinautomaat, een boekhoudpakket en bezoekers uit een marktplaats, want die laatste hebben wij niet en jouw klant blijft van jouw praktijk.