Wie is bij jou de klant, de hond of de baas

De hond heeft de geschiedenis. Hoe de vacht erbij zat in februari, of hij stil blijft staan bij de nagels, welk schaarwerk zijn baas mooi vond en of hij van de droogkooi in paniek raakt. Dat hoort bij dat ene dier en het verhuist niet naar een ander.

De baas heeft alles waarmee je hem bereikt. Het telefoonnummer, het adres, de naam op de factuur en de vraag of er nog betaald moet worden. Software wil één van die twee als hoofdregel hebben, met de ander eronder.

Kies je de hond als hoofdregel, dan staat het nummer van de baas drie keer in je bestand. Kies je de baas zonder dat er iets onder past, dan staat er één kaart met drie vachtgeschiedenissen door elkaar. Heeft je pakket een dierenlaag, dan hoef je die knoop niet door te hakken: de baas is de klant en elke hond krijgt daaronder zijn eigen kaart. Wat in de eerste twee gevallen fout gaat is halverwege wisselen, want dan heb je van Rakker twee kaarten en weet je nooit welke de laatste is.

Twee manieren om drie honden op één adres vast te leggen

Hieronder staan ze naast elkaar. Loop de rijen langs met je lastigste klant in gedachten, dus die ene baas met een pup en een oude hond die allebei iets anders nodig hebben.

Voor een salon met vaste klanten en veel meerhondengezinnen werkt de kaart per baas meestal prettiger, omdat je nummers en adressen op één plek houdt. Krijg je vooral wisselende klanten met één hond, dan is de kaart per hond overzichtelijker. Deze hele tabel vervalt zodra een pakket allebei tegelijk aankan, dus vraag dat als eerste na. Kan het niet, kies er dan een en schrijf hem op een geeltje aan je monitor, want in de eerste maand wil je hem vergeten.

De rekening hoort bij de baas en dat heeft gevolgen

Twee honden op dezelfde dag is de gewoonste zaak in een trimsalon. Toch is dat het moment waarop je merkt hoe je pakket in elkaar zit.

• In je agenda staan twee afspraken, want het is twee keer werk en het zijn twee verschillende tijden.
• Aan de deur is het één moment. De baas komt één keer brengen en één keer halen.
• Bij het afrekenen wil je één bedrag noemen met per hond een regel, zodat ze ziet waar de toeslag op de oude hond voor was.
• In de herinnering wil je geen twee berichten achter elkaar naar hetzelfde nummer sturen.

Die laatste gaat in de praktijk het vaakst mis. Twee kaarten met hetzelfde telefoonnummer leveren twee berichten op. Probeer dat met je eigen nummer voordat je het over je hele bestand uitrolt.

Wat een kleine trimsalon van een pakket vraagt

Als de vraag wie de klant is beantwoord is, blijft er een korte lijst over. Kort, want bij een of twee paar handen heb je geen roosters nodig en geen omzet per medewerker.

1. Een duur die je per afspraak zelf neerzet, want een langharige herder is geen dwergpoedel.
2. Je hele dag op één scherm, zodat je ziet wie er nog staat te drogen terwijl de volgende al binnenkomt.
3. Een notitie die je leest voordat je een tijd toezegt en niet pas als de hond op tafel staat.
4. Afrekenen op naam van de baas, met de ruimte om er tijdens het werk nog iets bij te zetten.
5. Het telefoonnummer dat je die dag gebruikt, dus de mobiel van degene die komt halen.

Meer dan dit heb je met acht honden per dag niet nodig. Wat er verder in een pakket zit mag je negeren tot het moment dat je er iemand bij neemt.

Wat je zelf inricht, welk pakket je ook kiest

Een dierenlaag krijg je niet ingevuld aangeleverd. Bij doolioo staan de velden klaar, dus per hond leg je soort, ras en maatklasse vast met een notitie eronder. Wat jij bedenkt is welke maatklassen je aanhoudt en wat je in die notitie kwijt wilt.

1. Bepaal je maatklassen voordat je begint, bijvoorbeeld op gewicht of op schofthoogte, want daar gaan je duur en je prijs straks op mee.
2. Zet de maatklasse van een hond meteen goed en verzet hem zodra een pup is uitgegroeid.
3. Spreek vaste woorden af voor de staat van de vacht, dus klit of vervilt en niet de ene keer knoop en de andere keer kluwen.
4. Noteer erbij wie hem brengt en ophaalt als dat iemand anders is dan de baas.

Wat je hier eigenlijk doet is je eigen indeling kiezen. Dat kost je één avond nadenken en het scheelt je daarna elke week zoekwerk.

Wanneer je verder moet kijken dan een algemeen pakket

Er zijn drie situaties waarin algemene salonsoftware je niet gaat helpen, die van ons ook niet.

• Je doet naast trimmen ook dagopvang of pension, want dan plan je nachten en hokken in plaats van uren.
• Je wilt entingsdata als hard veld, met een waarschuwing voordat je een hond aanneemt.
• Je wilt een medisch dossier bijhouden van wat de dierenarts heeft gedaan, want dat hoort thuis in een ander soort pakket.

Herken je je daarin, zoek dan op het trimspecifieke schap en neem in je afweging mee dat die pakketten vaak Engelstalig zijn. Herken je je er niet in, dan kun je met de korte lijst hierboven verder.

Hoe wij hier zelf in staan

Wij verkopen doolioo zelf, dus weeg deze pagina daarop. Voor een kleine trimsalon vinden we het een redelijke keuze omdat je de baas als klant vastlegt met zijn honden in de notities erbij, zonder dat je daarvoor losse diensten aan elkaar hoeft te knopen. Wat er op een klantkaart past lees je op klantenbeheer.