Wat er allemaal in één trimbeurt zit

Op je factuur staat één behandeling. In je salon is het een rij handelingen met wachttijd ertussen.

1. Aannemen aan de deur, inclusief het gesprek over wat het deze keer moet worden.
2. Uitkammen en ontklitten, de stap waarvan je de duur pas ziet als je begint.
3. Wassen, waarbij de bak voor de volgende hond niet vrij is.
4. Drogen, waarbij de hond in je salon staat terwijl jij verder kunt.
5. Knippen of scheren, met de oren en de nagels erbij.
6. Wachten tot hij gehaald wordt, soms twintig minuten en soms twee uur.

Van die zes stappen zijn er twee waarin jij met je handen bezig bent. In de andere vier is er een plek bezet of loopt er tijd door. Een agenda die alleen jouw handen plant klopt daarom nooit helemaal. Wat je nodig hebt is een agenda die de plekken meetelt waar een hond staat zonder dat jij erbij bent.

Breng- en haaltijd staan niet in hetzelfde blok

Vrijwel elk pakket kent één begintijd en één eindtijd. Dat is de tijd dat je aan de hond bezig bent, of de tijd dat hij bij jou is, maar nooit beide naast elkaar.

Kies daarom wat je in het blok zet en houd dat vol. De meeste trimmers zetten er de tijd in dat de hond bij hen is, dus van brengen tot halen. De werkelijke werktijd zetten ze in de notitie. Dan zie je op je scherm wat er in je salon staat.

• Zet de afgesproken haaltijd in de omschrijving van de afspraak, zodat je hem terugvindt als de baas belt.
• Spreek een brengvenster af in plaats van een tijdstip, bijvoorbeeld tussen half negen en negen uur.
• Houd de laatste hond van de dag bewust korter, want daar komt de uitloop van je hele dag samen.

De bak, de tafel en de droogplek

Dit is het punt waarop een trimsalon vastloopt in software die voor een kapsalon is bedacht. Bij een kapper is de stoel vrij zodra de klant opstaat. Bij jou blijft er iets bezet nadat je zelf alweer verder bent.

Een pakket dat alleen op tijd en op mensen plant loopt daar stuk. Wat je zoekt is software die ruimtes en apparaten als aparte middelen kent met een eigen capaciteit. Doolioo doet dat: je legt je bakken, je tafels en je droogplekken vast en per behandeling geef je op welk middel er vrij moet zijn.

• Tel eerlijk hoeveel bakken en droogplekken je hebt, want die capaciteit bepaalt hoeveel honden er tegelijk kunnen staan en niet je goede wil.
• Hang aan een wasbeurt de eis dat er een bak vrij is, dan vervalt een tijdstip waarop ze allebei bezet zijn.

Zet in het blok wel de tijd dat de hond bij jou is en niet alleen de tijd dat je aan hem werkt, want zo lang houdt hij die plek bezet.

De hond die niet naast een ander kan

Elke salon heeft ze. De reu die geen andere reu naast zich verdraagt, de angstige die niet in het zicht van de deur kan staan, de pup die nog niet weet hoe het hier werkt.

Een veld waarin dat als waarschuwing staat bestaat in algemene pakketten niet. Wat je wel hebt is de notitie op de klantkaart, plus de omschrijving die je zelf bij een afspraak zet.

• Zet de waarschuwing op de eerste regel van de notitie, met een vast woord dat eruit springt.
• Neem dat woord ook op in de omschrijving van de afspraak, zodat het in je dagoverzicht meeloopt.
• Plan zo’n hond op een vast moment, als eerste of als laatste, dan hoef je er niet elke week opnieuw over te beslissen.

Dit is handwerk en dat blijft het. Het scheelt wel dat je het één keer opschrijft in plaats van het elke keer te onthouden. Een vervanger kan het dan ook lezen.

Afrekenen en de toeslag die je pas aan het eind kent

Bij de meeste behandelingen weet je de prijs voordat je begint. Bij ontklitten weet je hem als je klaar bent. Dat stelt drie eisen aan de kassakant.

• Een prijs die je bij het afrekenen nog kunt aanpassen of aanvullen met een extra regel.
• Een bon waarop de baas ziet waar die toeslag voor was, want dat scheelt uitleg aan de deur.
• Contant en digitaal netjes gescheiden in je omzet, want in trimsalons wordt nog veel met biljetten betaald.

Zorg dat dit in hetzelfde pakket zit als je agenda. Bij een los kassa-apparaat zie je de omzet van een hond nergens naast zijn afspraak staan. Dat is precies het verband dat je later wilt bekijken.

De voorraad loopt hier anders dan in een salon met een schap

Shampoo koop je per jerrycan en je gebruikt hem in een verdunning die je zelf maakt. Mesjes en scharen slijten en gaan de slijperij in. Dat is een andere soort voorraad dan een flesje op een verkoopschap.

• Tel in liters of in aantal wasbeurten en niet in flessen, dan sluit je voorraad aan op je verbruik.
• Houd bij wanneer je mesjes naar de slijperij gingen en wanneer ze terug waren.
• Zet wat je wel doorverkoopt, zoals een oorreiniger of een spray tegen klitten, apart in je kassa.

Voorraad staat bij trimsalons zelden bovenaan de wensenlijst. Het wordt pas nuttig als je wilt weten wat een wasbeurt je aan product kost.

De functies die je hier rustig kunt overslaan

Beheersoftware kan veel en niet alles telt in een salon van een of twee personen.

• Uitgebreide personeelsroosters, zolang jij de enige bent die aan de tafel staat.
• Campagnes per doelgroep, want je klant komt terug omdat de hond weer een vacht heeft.
• Spaarkaarten, want een trimklant komt toch al om de acht weken.

Negeer dat tot het zich aandient. Wat je nu kiest moet jouw zaterdag aankunnen.

Hoe dit bij doolioo is opgezet

Bij doolioo staan de onderdelen uit dit rijtje op hetzelfde scherm: je dag, de kaart van de hond met zijn notities, het afrekenen op naam van de baas en je voorraad. Je bak en je droogplek staan er als middelen bij, dus een tijdstip waarop die allemaal bezet zijn biedt je pagina niet aan. Hoe het plannen werkt staat op online agenda.