Waar je het koopt en wat je precies koopt

Dit soort software komt niet in een doos. Je sluit een abonnement af op de site van de maker en je betaalt per maand of per jaar voor het gebruik. Stop je, dan stopt de toegang. Dat klinkt als een nadeel en het betekent ook dat je niet vastzit aan een bedrag dat je vooruit hebt betaald.

Zoek dus de eigen site van de aanbieder op en niet een tussenpartij die een aanmeldknop doorverkoopt. Op die eigen site hoort een prijspagina te staan met bedragen erop. Staat daar alleen een formulier voor een gesprek, dan weet je dat het tarief per klant verschilt.

• Staat er een bedrag op de site of moet je bellen om het te horen?
• Kun je meteen zelf een account aanmaken of zit er een verkoper tussen?
• Loopt het per maand door of zit je meteen aan een jaar vast?
• Welke opzegtermijn geldt er als je na een half jaar toch wisselt?

Die vier antwoorden heb je binnen tien minuten en ze zeggen iets over hoe een aanbieder met je omgaat.

Waarom je klantenbestand als laatste gaat

De verleiding is groot om te beginnen met wat het meeste werk is. Toch zet je je klanten er juist het laatst in. Zolang je kaartenbak of je oude systeem compleet is heb je een uitweg. Verhuis je die eerst en klopt er halverwege iets niet, dan sta je met twee halve bestanden en weet je van geen van beide meer welk nummer het verste bij is.

Er is nog een reden. In de eerste weken verander je je opzet nog. Je merkt dat je behandelingen anders wilt noemen of dat een categorie beter anders kan. Elke wijziging die je doet nadat je driehonderd klanten hebt ingetikt is werk dat je over moet doen.

1. Je behandelingen en de tijd die je er echt voor nodig hebt. Zonder die twee klopt er verder niets.
2. Je eigen werkweek: openingstijden, de middag dat je dicht bent en de pauzes die je werkelijk neemt.
3. Je boekingspagina, eerst alleen voor jezelf zichtbaar.
4. De kassa, met een paar producten en de behandelingen die je het vaakst aanslaat.
5. De klanten die je die weken toch al in de stoel hebt, ingevoerd tijdens de afspraak.
6. Pas daarna de rest van je bestand, als je zeker weet dat je blijft.

Punt vijf is de truc waar het om draait. Je hoeft je bestand niet over te zetten, want het vult zichzelf terwijl je gewoon doorwerkt. Zie je in zes weken tweehonderd mensen, dan staan er na die zes weken tweehonderd klanten in met een kloppend nummer en een verse notitie.

Week voor week, van aanmelden tot omgaan

Zes weken klinkt lang voor iets wat je in een middag kunt aanmaken. Het zijn ook geen zes weken werk. Het zijn zes weken waarin je telkens één ding verandert en de rest doet zoals altijd.

Is je proefperiode korter dan dit draaiboek, dan schuiven week vijf en zes naar de eerste betaalde maand. Die maand kost je één maandbedrag en dat is een stuk goedkoper dan een overstap die halverwege spaak loopt.

De dag waarop je echt omgaat

Er komt één moment waarop de oude agenda niet meer leidend is. Kies dat moment zelf in plaats van het je te laten overkomen. Een dinsdagochtend werkt goed. Je hebt de maandag om het klaar te zetten en de rest van de week om te merken wat er nog rammelt, met een zaterdag die nog ver weg ligt.

Doe het niet in de week voor een feestdag, niet in je drukste weken van het jaar en niet op een dag dat je alleen staat met een volle agenda.

• Haal je komende vier weken uit het oude systeem, op papier of als bestand, voordat je omgaat.
• Controleer of alles wat al vooruit geboekt was ook in de nieuwe agenda terechtgekomen is.
• Zet je telefoon en je tablet allebei klaar, zodat je niet op één apparaat leunt.
• Spreek met jezelf af wat je doet als het misgaat: die dag terug naar papier en ’s avonds uitzoeken.

Die laatste afspraak met jezelf is belangrijker dan hij klinkt. Wie geen terugweg heeft gaat op het slechtste moment aan instellingen zitten sleutelen, met een klant in de stoel.

Wat je afsluit en in welke volgorde

Een overstap is pas klaar als het oude dicht is. Dat vergeten mensen, met als gevolg dat er maanden later nog iemand boekt in een agenda waar niemand meer in kijkt.

1. Haal je klantgegevens uit het oude systeem en bewaar dat bestand ergens waar je het over twee jaar nog terugvindt.
2. Laat de oude boekingslink doorverwijzen naar de nieuwe of haal hem weg bij je socials en op je site.
3. Werk je vermeldingen bij op de plekken waar mensen je vinden, zodat daar de nieuwe link staat.
4. Zeg pas daarna op en houd rekening met de termijn die in je oude contract staat.
5. Controleer een maand later of er nog iets binnenkomt op het oude adres.

Hoe dit bij doolioo loopt

Aanmelden gaat op https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en je krijgt 14 dagen zonder dat er om betaalgegevens gevraagd wordt. Er kan dus niets gaan lopen zonder dat jij daarvoor kiest. Je behandelingen, je tijden en je boekingspagina neerzetten kost ongeveer ongeveer een uur, dus week nul uit de tabel hierboven past in één ochtend.

Daarna is het € 19 per maand als je in je eentje werkt, € 39 voor een salon met een team en € 89 als je tot tien vestigingen hebt. Bij jaarbetaling zijn 2 maanden gratis en bij maandbetaling zeg je per maand op. De bedragen staan op prijzenpagina en de inhoud op alle functionaliteiten.

Wat je krijgt is één abonnement met daarin de agenda, de boekingspagina, de klantkaart, de kassa, de voorraad, de herinneringen via WhatsApp en een AI-assistent. Over je boekingen wordt geen commissie berekend en voor een nieuwe klant betaal je niets. De mensen in je kaartenbak blijven jouw klanten, want wij zijn geen marktplaats.