Drie soorten tijd in dezelfde kamer

In een behandelruimte lopen drie soorten tijd door elkaar. Ze duren allemaal minuten en ze zijn voor je planning heel verschillende dingen.

De eerste soort staat op je prijslijst. De tweede voelt je klant wel en noemt niemand. De derde staat in de meeste agenda’s nergens en dat is precies de soort die je dag vol maakt.

Zet de minuten één keer op een briefje

Schatten gaat hier altijd te laag uit, dus meet het een week. Je hebt er niets voor nodig behalve de klok op je telefoon.

1. Start de klok op het moment dat je klant van de tafel komt en stop hem zodra de volgende erop ligt.
2. Doe dat bij elke behandeling die je aanbiedt, ook bij de korte, want een half uur ruimt niet de helft van een uur op.
3. Tel de minuten erbij die vóór de behandeling in de kamer gaan zitten: binnenlaten, vragen hoe de vorige keer viel en uitkleden.
4. Rond naar boven af en neem je uitschieter in plaats van je gemiddelde. Op een drukke dag krijg je die uitschieter.
5. Schrijf het getal per behandeling op één briefje. Dat briefje voer je straks bij elke kandidaat in.

Wat er op een massage van zestig minuten bij komt loopt in de praktijk flink uiteen. Het hangt af van hoeveel linnen je klaar hebt liggen, van je ventilatie en van hoeveel mensen bij jou blijven nakletsen.

Welk getal zet je op je prijslijst

Hier moet je één keer kiezen. Verkoop je zestig minuten massage of vijfenzeventig minuten in de kamer? Beide antwoorden zijn goed en alleen door elkaar heen gebruiken is fout.

• Je noemt de behandeltijd. Zestig minuten massage terwijl je blok op vijfenzeventig staat. Prettig voor wie prijzen vergelijkt, al kan je klant zich verkijken op hoe lang ze binnen is.
• Je noemt de tijd in de kamer. Vijfenzeventig minuten waarvan zestig op de tafel. Eerlijk over wat je afspraak inneemt en het leest per minuut duurder dan bij de buurman die het anders opschrijft.
• Je noemt ze allebei, met één regel eronder over de tijd op de tafel. Dat kost je twee zinnen op je pagina en het levert de minste discussie op.

Wat je kiest maakt minder uit dan dat je het overal hetzelfde zegt: in de omschrijving op je boekingspagina, in je bevestiging en op de lijst bij je deur.

De klant die tien minuten te laat binnenkomt

In een kapsalon schuift dan de rest van de middag mee. Bij jou gebeurt iets anders, want die tien minuten gaan eerst van de onzichtbare tijd af. Je luchten verdwijnt, daarna je pauze en pas daarna ga je uitlopen.

Dat is een oneerlijke verdeling, want jij levert als eerste in. Besluit daarom vooraf wat er gebeurt in plaats van het per klant op te lossen.

1. Kies of het blok blijft staan en de behandeling korter wordt, of dat de behandeling blijft staan en jij uitloopt.
2. Zet dat besluit in één zin in je bevestiging. Dan hoef je het niet uit te leggen aan iemand die buiten adem binnenkomt.
3. Houd bij lange behandelingen een harde grens. Bij vijfentwintig minuten te laat past negentig minuten simpelweg niet meer in wat er over is.

Vraag bij een leverancier waar je zo’n zin kwijt kunt. In je algemene voorwaarden leest niemand hem en in het bericht van de dag ervoor staat hij op het moment dat het uitmaakt.

Luchten kan niet met iemand in de kamer

Een ruimte waarin je met warme handdoeken en olie werkt is na negentig minuten warm en ruikt naar wat je gebruikt hebt. Het raam kan alleen open op het enige moment dat de kamer leeg is. Dat moment moet dus ergens in je agenda staan.

Daar komt je was bij. Je hebt een eindig aantal sets schoon linnen en een machine die niet sneller draait dan hij draait. Dat is een grens die geen enkel pakket voor je bijhoudt.

• Tel hoeveel sets je hebt en hoe vaak je per week wast. Dat getal is je echte maximum per dag.
• Zit je agenda daarboven, dan is niet je software het knelpunt maar je linnenkast.
• Zet je maximum dus zelf vast, bijvoorbeeld door per dag niet meer dan vier lange blokken aan te bieden.
• Kijk of je een dagdeel kunt dichtzetten zonder dat het een afspraak met een naam wordt. Dan kun je je wasmoment gewoon inplannen.

Je eigen handen zijn de tweede grens

Vier keer negentig minuten stevig werken is een andere dag dan zes korte behandelingen. Je merkt het niet om vijf uur maar op donderdag, als je week al vastligt.

• Zet zwaar werk vroeg. Een diepe rugmassage om half zes gaat anders dan diezelfde behandeling om tien uur.
• Laat niet twee lange stevige blokken op elkaar volgen als je er drie op een dag hebt.
• Houd het laatste blok van je dag kort, dan loop je niet met je laatste kracht uit.
• Zet een maximum op wat er per dag te boeken is. Wat er past is iets anders dan wat je aankunt.

Voelen kan software dit niet en vastleggen wel. Zet je het in je planning, dan neem je dit besluit één keer in plaats van veertig keer opnieuw als er iemand vraagt of het nog kan.

Vijf vragen waarmee je een pakket afrekent

Met je briefje uit de tweede sectie in je hand zijn dit de vragen die iets opleveren. Stel ze aan de telefoon en schrijf de antwoorden op.

• Mag het blok in mijn agenda langer zijn dan de duur die op mijn pagina staat?
• Kan ik dat per behandeling anders zetten, dus bij een half uur anders dan bij anderhalf uur?
• Rekent de pagina het volgende vrije moment vanaf het einde van mijn blok of vanaf het einde van de behandeling?
• Kan ik een maximum zetten op het aantal lange behandelingen per dag?
• Kan ik een stuk van mijn dag dichtzetten zonder dat er een naam aan hangt?

De derde vraag levert de meeste verwarring op en juist daaraan hangt je hele planning. Komt het antwoord erop neer dat de pagina vanaf het einde van de behandeling rekent, dan staat je volgende klant in de gang terwijl jij nog aan het opruimen bent.

Hoe je dit bij doolioo neerzet

Bij doolioo zet je per behandeling de tijd neer die je agenda er werkelijk aan kwijt is, dus wie zelf een moment kiest ziet alleen tijden waarin je omkleden, je luchten en je verschonen al meegerekend zijn. Het draait in de browser, dus als één behandeling langer duurde schuif je de rest van je dag vanaf je telefoon door. Hoe die planning eruitziet staat op online agenda.