Drie rekeningen en niet één

Wie naar betaalbare administratie zoekt kijkt bijna altijd naar het maandbedrag van een pakket. Dat is de kleinste van de drie posten.

De middelste post is de enige waar software werkelijk iets aan doet. Een boekhouder die per dag één omzetbedrag binnenkrijgt is korter bezig dan een boekhouder die uit een envelop met briefjes een omzet moet maken.

Bel hem en vraag wat dat bij jou scheelt. Dat gesprek duurt vijf minuten en het is het enige harde getal dat je in deze hele afweging krijgt.

De rommel die een trimsalon zelf maakt

Elke branche heeft zijn eigen soort administratieve rommel. Bij jou zijn het deze zes.

• Contant geld. In trimsalons wordt nog veel met briefjes betaald en dat is de post waar een dagtotaal het snelst scheef gaat.
• Een toeslag die je aan het eind van de behandeling bedenkt, omdat het ontklitten veertig minuten kostte.
• Shampoo per jerrycan met een verdunning die je zelf maakt, dus één inkoopbon die over een half jaar aan wasbeurten verspreid zit.
• Mesjes en scharen die naar de slijperij gaan. Kleine bedragen, vaak contant, zelden met een bon erbij.
• Een salon in een aanbouw of een tuinhuis, waardoor zakelijk en privé door hetzelfde huis lopen.
• Kilometers, als je ook aan huis trimt of naar een klant rijdt die niet kan komen.

Software raakt alleen aan de eerste twee. De andere vier zijn afspraken met jezelf en met je boekhouder. Dat is ook de reden dat een duurder pakket je hier niet verder brengt dan een goedkoper pakket.

Wat je boekhouder werkelijk van je wil hebben

Vraag het hem en je krijgt een korter lijstje dan je verwacht. Meestal komt het op deze vier neer.

1. Per dag één omzetbedrag, met contant en digitaal apart.
2. Behandelingen gescheiden van wat je doorverkoopt, want dat zijn twee soorten omzet.
3. De inkoopbonnen op datum, in een vorm die hij kan inlezen of doorbladeren.
4. Een uitdraai die hij zelf kan openen, in een bestand en niet als een foto van een scherm.

Veel meer wil hij zelden. Wat hij niet wil is een scherm met gekleurde staafjes waar hij niets mee kan aanvangen.

Vraag daarom aan elke leverancier in welke vorm je je cijfers eruit krijgt. Vraag niet of er rapportages zijn, want dat antwoord is altijd ja.

De koppeling met Moneybird en waar die ophoudt

Doolioo heeft één verbinding met een boekhoudprogramma en dat is Moneybird. Dat hoort niet in een voetnoot maar hier: het is de enige. Werk je met iets anders, dan werk je met een uitdraai die je zelf doorstuurt.

Wat door zo’n verbinding gaat is je verkoopkant. Wat er niet door gaat is je inkoop, je bonnetje van de slijperij, je kilometers en je aangifte. Cijfers verplaatsen doet hij. Beoordelen doet hij niets.

• Je dagomzet komt aan de andere kant binnen zonder dat iemand hem overtikt.
• De indeling die je in je kassa hebt gemaakt gaat mee, dus die moet eerst kloppen.
• Je inkoopbonnen blijven liggen waar ze lagen, bij jou of bij je boekhouder.
• Je aangifte staat buiten alle software om. Doolioo doet die niet en geeft er ook geen advies over.

Of zo’n verbinding bij jou de moeite is hangt aan je aantal bonnen. Acht honden per dag komt op zo’n honderdzestig bonnen per maand en die passen in één uitdraai van tien minuten. Werk je met twee tafels en verkoop je er ook producten bij, dan wordt dat overtypen een half uur per maand en daar begint het zich te lonen.

Drie combinaties naast elkaar

Betaalbaar hangt af van welke combinatie bij je past. Deze drie kom je in trimsalons het meest tegen.

Er zit geen goed en fout in die drie. Wat er wel in zit is dat de onderste twee je pas iets opleveren als je elke hond werkelijk in je pakket afrekent. Sla je de helft met de hand op een blocnote aan, dan betaal je voor een kassa en houd je een reconstructie.

Vier dingen die morgen al kunnen, zonder iets te kopen

Voordat je aan pakketten begint zijn er vier gewoontes die het meeste uitzoekwerk wegnemen. Ze kosten je niets.

1. Reken elke hond in hetzelfde systeem af, ook als er met briefjes wordt betaald. Eén plek is het halve werk.
2. Zet de toeslag op de bon met een woord erbij. Over drie maanden weet jij niet meer waar dat tientje voor was en je boekhouder al helemaal niet.
3. Fotografeer de bon van de groothandel op de dag dat de jerrycan komt. Een bon in een jaszak is een kwartaal later geen bon meer.
4. Prik een vast half uur per maand, op een dag dat je toch dicht bent. Niet op zondagavond, want dan schuift het.

Die vier halen de meeste uren uit je administratie. Software erbij maakt het sneller. Vervangen doet het ze niet. Dat is ook de reden dat het pakket dat je kiest op dit punt minder uitmaakt dan je zou denken.

Wat je niet aan een softwareleverancier vraagt

Er loopt een grens en die hoort hier expliciet te staan. Deze vier vragen zijn niet van ons.

• Welk btw-tarief voor welke behandeling of voor welk product geldt.
• Hoe je een salon in een aanbouw aan je eigen woning verwerkt.
• Wat je doet met een bus die je ook privé gebruikt.
• Of je met de kleineondernemersregeling beter uit bent.

Die vier liggen bij degene die jouw boekhouding doet en bij niemand anders. Een leverancier die er wel antwoord op geeft zegt iets waar hij niet voor kan staan. Wij doen het daarom niet.

Hoe dit bij doolioo ligt

Bij doolioo reken je elke hond af in hetzelfde abonnement waarin je agenda en je klantkaart zitten, met contant en digitaal apart in je dagtotaal, voor één paar handen € 19 per maand. Voor je boekhouding is er de koppeling met Moneybird en anders een uitdraai die je zelf doorstuurt. Wat er nog meer in dat abonnement zit lees je op alle functionaliteiten.