Doolioo kennisbank · Trimsalon software
Welke functies moet trimsalon software hebben voor efficiënt klantenbeheer?
Klantenbeheer in een trimsalon lijkt op dat van een kapsalon tot je een zaterdag meemaakt. Dan blijkt dat je van één klant drie soorten dingen moet weten: wat er met de vacht van dit dier is gebeurd, hoe hij zich houdt bij de nagels en welk nummer je vandaag moet bellen als hij klaar is. Die drie hebben niets met elkaar te maken en staan meestal wel op één kaart. Deze pagina gaat over hoe je dat zo indeelt dat je het met natte handen in tien seconden terugvindt.
In het kort
Efficiënt klantenbeheer in een trimsalon vraagt geen lange functielijst maar drie dingen die werken terwijl je bezig bent. Een kaart die je vanuit de afspraak opent zonder te zoeken. Een vaste indeling waarin wat blijvend bij het dier hoort losstaat van wat alleen vandaag geldt. En ruimte voor het nummer van degene die hem die dag brengt en haalt. Wat erop komt: de staat van de vacht bij binnenkomst, wat je hebt gedaan, hoe hij zich hield bij de nagels en de föhn en welk advies je de baas gaf. Wat je eraf houdt: diagnoses, oordelen over de baas en alles wat je niet zou willen voorlezen. Bij doolioo zit die kaart vast aan de afspraak waaruit je hem opent en is er een vrij notitieveld waarin je je eigen indeling kwijt kunt. Vaste velden voor ras, vachttype of entingen zitten er niet in, dus die indeling verzin en onderhoud je zelf.
- Essentiële functies
- Trimsalon software
- Nederlandse markt
Wat klantenbeheer heet is bij jou een kaart die je vijf keer per dag openslaat met een hond aan je andere hand. Dat stelt andere eisen dan een systeem waarin je ’s avonds rustig gegevens invult.
Hieronder staat per laag wat erop hoort, hoe je hem leesbaar houdt en wat je bewust weglaat. Plus het moment waarop je hem bijwerkt, want een kaart die je pas thuis wilde vullen blijft leeg.
Drie lagen op één kaart
Alles wat je van een klant weet valt in een trimsalon in drie soorten uiteen. Ze hebben elk een eigen levensduur en dat is precies waarom je ze gescheiden houdt.
| Laag | Wat erin staat | Hoe lang het geldt |
|---|---|---|
| Blijvend bij het dier | Vachtsoort in je eigen woorden, gedrag bij de nagels en de föhn, hoe je hem het beste aanpakt | Jaren, met af en toe een correctie |
| Bij de baas | Adres, het vaste nummer, de naam op de bon, hoe hij zijn hond het liefst ziet | Tot hij verhuist of van gedachten verandert |
| Alleen vandaag | Wie hem brengt, wie hem haalt, het nummer dat vandaag werkt, de afgesproken haaltijd | Eén dag |
De fout die het vaakst gemaakt wordt is alle drie door elkaar in één veld gooien. Na twee jaar staat er dan een lap tekst waarin de kern van vorige week ergens onder een adreswijziging uit 2023 ligt.
De onderste laag hoort dus niet op de kaart. Die zet je bij de afspraak van die dag, waar hij vanzelf verdwijnt zodra de dag voorbij is.
De vachtgeschiedenis die je in vijf seconden terugleest
Een vachtgeschiedenis is pas iets waard als je hem leest voordat het dier op de tafel staat. Dat betekent kort, in vaste woorden en met het nieuwste bovenaan.
- Begin met de staat bij binnenkomst, elke keer in hetzelfde rijtje woorden. Verzin er drie of vier en houd je daaraan.
- Zet erachter wat je hebt gedaan en waarom je daarvan afweek, bijvoorbeeld dat je geschoren hebt omdat uitkammen niet meer ging.
- Noteer het advies dat je de baas gaf en of hij het heeft opgevolgd. Dat is het gesprek van de volgende keer.
- Houd één regel over voor wat de baas van het resultaat vond, want bij trimmen is dat een deel van je werk.
Maak van het bovenste blok een blok dat je overschrijft en laat de rest eronder staan. Zo lees je bij binnenkomst altijd hetzelfde stukje en heb je de geschiedenis er toch onder zitten. Dat is een afspraak met jezelf en geen functie van software, ook niet van de onze.
Gedrag opschrijven zonder een dier een label te geven
Bij de nagels blijkt wie je voor je hebt. Dat hoort op de kaart, alleen niet als oordeel. Een woord als moeilijk helpt een vervanger niet en een handeling wel.
| Wat er vaak staat | Wat je er beter van maakt |
|---|---|
| Bijt | Trekt de achterpoot weg bij de nagels, gaat goed met een tweede paar handen |
| Paniek in de kooi | Niet in de droogkooi, blijft rustig bij de föhn op de tafel |
| Moeilijk | Eerst een kwartier laten rondkijken, daarna pas op de tafel |
| Kan niet bij andere honden | Als eerste of als laatste plannen, niet naast een reu |
De rechterkolom vertelt je wat je moet doen. Dat is ook de kolom die je kunt voorlezen als een baas vraagt wat er over zijn hond staat. Dat gebeurt een keer in de zoveel jaar en dan wil je er niets hebben staan waar je je voor moet verantwoorden.
Het nummer dat vandaag werkt
Het telefoonnummer op de klantkaart is vaak niet het nummer dat je die dag nodig hebt. De hond wordt gebracht door een dochter, gehaald door de buurman en de baas zelf zit tot vijf uur in een bus zonder bereik.
- Het vaste nummer van de baas staat op de kaart. Het nummer van vandaag zet je bij de afspraak van vandaag.
- Schrijf erbij wie het is. Een nummer zonder naam bel je niet met een gerust hart op het moment dat een dier onwel wordt.
- Leg vast wie mag beslissen als je halverwege iets anders moet doen dan afgesproken, bijvoorbeeld scheren in plaats van uitkammen.
- Vraag bij een nieuwe klant meteen een tweede nummer. Bij een hond die twee uur langer blijft dan verwacht is dat het nummer dat je gebruikt.
Dit stukje klantenbeheer bestaat in geen enkel pakket als apart veld en het levert op een drukke dag het meeste op. Een pakket waarin je bij een afspraak zelf iets kunt typen is hier genoeg.
Efficiënt is een gewoonte en geen functie
De kaart die je ’s avonds nog wilde bijwerken blijft leeg. Dat is bij iedereen zo. Het enige moment dat in een trimsalon werkt is de tijd dat de föhn loopt of dat je de tafel afneemt.
- Open de kaart zodra het dier klaar is en nog bij je staat.
- Vervang het bovenste blok door hoe het deze keer ging, in dezelfde woorden als de vorige keer.
- Zet erbij of je blok klopte, met één getal en niet met een verhaal.
- Sluit af en haal de volgende hond naar voren.
Twee minuten per dier bij acht dieren is een kwartier per dag. Dat is de hele prijs van een bestand dat over een jaar iets waard is. Stel je het uit tot na sluitingstijd, dan noteer je wat er nog van over is en dat is ongeveer de helft.
Wat je niet op een klantkaart zet
Er staat in trimsalons meer op kaarten dan er hoort te staan. Drie soorten zou ik weglaten.
- Uitspraken over de gezondheid van het dier die van een dierenarts moeten komen. Schrijf op wat je zag en wat je hebt aangeraden.
- Oordelen over de baas. Je mag weten dat iemand altijd een uur te laat is en je schrijft dat op als een tijd en niet als een karakter.
- Gegevens waar je nooit iets mee doet. Een geboortedatum die je niet gebruikt is een gegeven dat je wel moet bewaren en beveiligen.
Ga er bij alles wat je opschrijft van uit dat een baas het een keer wil inzien. Dat is een prettige toets en het maakt je kaarten toevallig ook bruikbaarder voor iemand die jouw zaterdag een keer overneemt.
Wat doolioo hiervoor heeft
Bij doolioo pak je de kaart erbij vanuit de afspraak die in je dag staat en vul je hem in een vrij notitieveld naar je eigen indeling. Vaste velden voor ras, vachttype, gedrag of entingen zijn er niet, dus de drie lagen uit dit stuk zet je er zelf in. Wat er verder op een klantkaart past staat op klantenbeheer.
Kennisbank
Meer vragen over trimsalon software
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Software voor trimsalons.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Welke functies moet trimsalon software hebben voor klantenbeheer?
Een kaart die je vanuit de afspraak opent, een notitie die je zelf mag indelen, ruimte bij de afspraak van die dag voor de afspraken over brengen en halen en een zoekfunctie op de naam van het dier. Meer dan dat gebruik je op een drukke zaterdag niet. Alles wat verder in een pakket zit mag je bij deze vraag negeren.
Hoe houd ik een notitieveld na twee jaar nog leesbaar?
Werk met een bovenste blok dat je elke keer overschrijft en zet de oudere regels daaronder. Houd voor de staat van een vacht steeds dezelfde drie of vier woorden aan. Zonder die twee afspraken groeit een notitie uit tot iets wat niemand meer leest, jij ook niet.
Waar laat ik het nummer van iemand die de hond alleen komt halen?
Bij de afspraak van die dag en niet op de kaart, want het geldt alleen vandaag. Op de kaart houd je het vaste nummer van de baas. Vraag er bij nieuwe klanten meteen een tweede nummer bij voor het geval het uitloopt.
Mag ik het gedrag van een hond zo opschrijven?
Ja. Schrijf het wel op als handeling en niet als label: dus niet dat hij bijt maar wat je doet zodat het goed gaat. Dat helpt iemand die voor je invalt en het is bovendien iets dat je aan de baas kunt voorlezen.